Jedan od ključnih segmenata svake poslovne saradnje su upravo poslovni sastanci, na kojima se utvrđuju uslovi i koraci zajedničkog rada na projektima, prezentuje usluga ili proizvod i evaluira saradnja koja je u toku.

Iz tog razloga je veoma važno raspolagati adekvatnim prostorom namenjenim ovoj svrsi, kao i imati stručan i složan tim, koji će na najbolji mogući način zastupati interese kompanije u razgovoru sa spoljnim saradnicima. S druge strane, sastanci koji se vode u okviru kompanije sa zaposlenima su od jednake, ako ne i veće važnosti, budući da se na njima prati tok rada i uvode izmene koje idu u prilog efikasnosti i produktivnosti.

U tekstu koji sledi ćemo se baviti sastancima kao značajnim faktorom uspešnosti poslovanja kako velikih kompanija, tako i manjih preduzeća.

Prostor za sastanke: Opremanje konferencijske sale

Opremanje prostora poslovnog enterijera je izuzetno važna stavka, budući da kancelarija sama po sebi može diktirati tok rada. Neadekvatno opremljen poslovni prostor može u velikoj meri usporiti radni proces, dok će dobro organizovana kancelarija podstaći produktivnost, efikasnost i međusobnu saradnju zaposlenih.

Isto važi i za prostore namenjene poslovnim sastancima, budući da oni moraju odgovarati specifičnim zahtevima ovog dela poslovanja. Svaka konferencijska sala, neovisno o tome da li govorimo o sali koja je namenjena sastancima manjeg ili većeg obima, mora podrazumevati dovoljno radne površine i prostora za sedenje, kao i prezentovanje.

Ne bi li sastanci bili uspešni, u okviru ovog prostora je potrebno imati adekvatnu opremu za prezentacije, među kojima su računari i računarska periferija, projektori, a takođe je više no korisna tabla za crtanje i pribor kojim će se u dinamičnoj atmosferi sastanka prezentovati planovi i organizacija rada.

Konferencijska sala bi trebalo da bude na izvestan način izolovana od ostalih radnih prostorija, na prvom mestu zvučno, ne bi li sastanci mogli neometano da teku bez distrakcija, ali i da razgovori na sastancima ne bi ometali rad koji je eventualno u toku u prostorijama u njenoj blizini.

Priprema sastanaka: Isplanirajte tok i odredite cilj sastanka

Za uspešnost svakog sastanka je veoma bitno prethodno planiranje. Svaki sastanak bi trebalo da ima jasno određen cilj i svrhu, neovisno o tome da li se govori o konkretnom projektu ili je u pitanju redovna evaluacija rada zaposlenih i kompanije.

Pre samog sastanka bi trebalo načiniti plan njegovog toka. Budući da bi sastanci trebalo da budu dinamični i učestvovanje svih prisutnih je svakako poželjno, morate imati u vidu da će izvesno ponekad dolaziti do skretanja sa teme. U takvim slučajevima morate biti fokusirani da, nakon rešavanja vanrednog pitanja, vratite sastanak na planirani put.

Nakon što ste prošli sve planirane korake i došli do željenog rešenja ili zaključka, vrlo je dobro sumirati stavke i kasnije proslediti kratak zapisnik svim prisutnima, sa naglaskom na najvažnijim tačkama.

Pozitivan stav: Podstičite dobro raspoloženje i aktivno učestvovanje prisutnih

Sastanci po svojoj prirodi mogu podrazumevati i izvesnu dozu stresa kod prisutnih, naročito ukoliko je u pitanju evaluacija rada ili eventualna nezadovoljstva, potrebe za izmenama radnog procesa ili organizacione strukture. Bez obzira na to kakva je priroda i koji je cilj sastanka koji organizujete, imajte na umu da princip negativne motivacije ne može imati pozitivan uticaj na rezultate sastanka.
 

Ukoliko je jedan od problema u radu vezan za izdvojenog pojedinca, ovu stavku ostavite za razgovor u četiri oka i nemojte ovo pitanje otvarati na zajedničkom sastanku. Imajte na umu da ćete pozitivnim stavom pomoći svim zaposlenima da ispune sve svoje potencijale, dok suprotan pristup može dovesti do nezadovoljstava i obeshrabriti ih da istupe sa svojim stavom.

Budite koncizni: Držite se predviđenog vremena trajanja

Pre samog sastanka odredite okvirno vreme njegovog trajanja, koje ćete proceniti na osnovu prirode i broja predviđenih tačaka, kao i na osnovu prethodnog iskustva. Trudite se da izbegavate nepotrebno širenje pojedinih tema, jer ukoliko produžite sastanak previše, rizikujete da prisutni izgube koncentraciju i zamore se pre no što dođete do zaključaka koji su upravo i poenta sastanka.

S druge strane, imajte na umu da svaki sastanak treba da ide u prilog poslovanja, a nepotrebno trošenje vremena znači i nepotrebno trošenje novca. Neka sastanci koje držite budu sažeti. Ukoliko se ispostavi da određene teme, koje odstupaju od one povodom koje ste se sastali datom prilikom, zahtevaju više vremena za diskusiju, uzmite ih u obzir kao razlog za organizovanje zasebnog sastanka.

Komunikacija sa kolegama i klijentima je jedan od ključnih faktora efikasnosti poslovanja. Iz ovog razloga je veoma važno da uložite trud u to da sastanci koje držite budu svrsishodni. Na produktivnost svakog sastanka utiču brojni elementi, počev od prostora u kojem se održavaju, pa do pristupa kako cilju sastajanja, tako i svakome od prisutnih.

Budući da zasigurno imate za cilj napredak vaše kompanije, potrudite se da ispratite sve ključne korake organizacije sastanaka i nesumnjivo ćete na ovaj način ostvariti dobru komunikaciju sa zaposlenima i naposletku zaista dobre rezultate rada.

Autorski tekst: Ljiljana Bugarin

Kako ste ocenili ovaj tekst?

Tweet