Kako održati kontinuitet poslovanja tokom selidbe firme
Prlikom selidbe firme njena aktivnost i proizvodni proces se mora prekinuti. Ako je prekid neogranizovan ili traje predugo, može da dođe do poslovnih gubitaka (čak i nenadoknadivih) koji mogu da ugroze dalje poslovanje. Zato je veoma važno da proces selidbe preduzeća bude pažljivo isplaniran i koordiniran. U nastavku pročitajte nekoliko saveta kako održati kontinuitet poslovanja tokom selidbe firme.
1. Planiranje i priprema
Detaljno planiranje i dobra priprema su važni i prilikom selidbe i najmanje garsonjere, ali postaju od suštinskog značaja prilikom relokacije preduzeća. Dobar plan mora da sadrži:
- precizno definisan vremenski okvir razrađen po fazama
- listu stvari koje treba preseliti (mašine, oprema, računari, arhiva, nameštaj, itd)
- ukoliko se selidba izvodi sopstvenim prevozom, popisati kojim se resursima raspolaže (broj i struktura vozila, dizalica i ostale opreme)
- spisak ljudi koji su odgovorni za pojedine aspekte selidbe (ukoliko se selidba izvodi interno)
- visina rapoloživog budžeta
- analizu nove hale ili kancelarijskog prostora – veličina i raspored prostorija, raspoloživa infrastruktura, kakav je pristup objektima, itd.
2. Raspoređivanje opreme i ostalih resursa u novim prostorijama
Brzo i efikasno raspoređivanje mašina, elektronskih uređaja, radnih stolova i ostale opreme na novoj lokaciji je od suštinskog značaja za kontinuitet poslovanja. Još u fazi planiranja, potrebno je obići prostorije i hale gde se preduzeće seli, kako bi se utvrdilo gde će se šta smestiti. Pri tome potrebno je voditi računa da se:
- prostor optimalno koristi na način koji omogućava lak pristup svim mašinama
- oprema i mašine treba da se postave prema logici proizvodnog toka (od početka ka kraju procesa)
- da ima dovoljno prostora za slobodno kretanje radnika
- planirati široke prolaze za hitne evakuacije, a takođe i osigurati da su izlazi za opasnost lako dostupni i da nisu blokirani
- da se organizujtu zone za timove, sastanke i odmor
- ako je poslovanje povezano sa radom na računarima, potrebno je obezbediti udobne radne uslove, pravilan raspored sedenja i osvetljenje
- magacini i skladišni prostori treba da su locirani tako da omogućavaju lako i brzo snabdevanje, i distribuciju potrebnih materijala i predmeta.
Ukoliko se ove stvari rešavaju nakon dolaska opreme, onda će proizvodnja sigurno kasniti više dana, pa čak i nedelja.
3. Komunikacija sa zaposlenima i klijentima
Tokom selidbe preduzeća veoma je važno održati kontinuiranu, transparentnu i jasnu komunikaciju sa svojim zaposlenima i klijentima. Kanali za razmenu informacija moraju ostati otvoreni kako bi se radnici i poslovni partneri obaveštavali o:
- datumu selidbe
- novoj adresi i kako stići do nje
- promeni telefonskih brojeva, web stranica i ostalih kontakt informacija
- toku selidbe
- eventualnim promenama radnog vremena i novim terminima isporuka proizvoda ili usluga
- novim obavezama radnika
- instrukcijama za zaposlene koji su uključeni u selidbu.
Informacije mogu da se plasiraju preko sajta firme, putem e-mailova, telefonskih poziva ili direktnih sastanaka.
Tim za selidbe. Izvor: Matheus Bertelli, Pexels.com
4. Premeštanje računara i ostale IT opreme
Jedan od najvažnijih aspekata tokom selidbe firme je da se osigura bezbedno prenošenje osetljive i skupe IT opreme (računari, serveri, telefoni). Pre početka selidbe, nove prostorije treba da se opreme potrebnom infrastrukturom.
To znači štemovanje zidova za kablove, utičnice, prekidače i sl, i postavljanje električnih instalacija, podloga za servere i velike računare, instalacija držača i kanala za kablove, postavljanje ventilacionih sistema i klima uređaja, itd. Raditi to u toku selibe, ili nakon unošenja opreme vodi ka prekidima u poslovanju koji mogu da traju i nekoliko dana.
Ali, postavljanje IT infrastrukture ne znači samo građevinske radove. Ona uključuje još i:
- instalaciju, konfiguraciju i povezivanje računara, laptopova, skenera, štampača i ostalih uređaja kako bi se povezali u mrežu
- instalacija operativnih sistema i drugih potrebnih aplikacija na računare i servere
- povezivanje na internet i eksterna skladišta podataka (cloud)
- postavljanje antivirusnih programa, firewalla, zaštite podataka, pravljenje back-up kopija svih važnijih informacija, itd.
- postavljanje sistema za kontrolu pristupa i monitoring mreže za otkrivanje pretnji
- testiranje svih delova sistema, kako bi se proverila ispravnost i optmizovale njihove performanse.
Za sve ove operacije, kao i demontažu i montažu računarske opreme, neophodno je angažovati IT stručnjake.
5. Provere nakon selidbe
Nakon što je celokupna oprema preneta na novu lokaciju, potrebno je proveriti sve sisteme i resurse. Pri tome se utvrđuje da li je prostor optimalno organizovan, da li su uređaji pravilno postavljeni, da li zaposleni imaju sve potrebne alate za rad, da li znaju gde se šta nalazi, itd.
Ukoliko se primete manji ili veći propusti, treba odmah pristupiti revidiranju rasporeda i ispravljanju grešaka. Ove provere treba da traju što je moguće kraće. Kako bi se proces ubrzao, preporučuje se formiranje timova koje će pratiti ceo tok selidbe preduzeća.
6. Rad od kuće
Jedan od najefikasnijih načina za održavanje kontinuiteta poslovanja tokom selidbe je rad od kuće, naravno ukoliko priroda poslovanja to dopušta.
Da bi rad na daljinu bio efikasan i produktivan, potrebno je omogućiti sledeće uslove:
- pristup potrebnim alatima i resursima za rad na daljinu (mobilni uređaji, laptopovi, internet veze, softverske aplikacije)
- tehnička podrška – potrebno je odrediti pojedinca ili tim koji će biti dopstupan za rešavanje eventualnih tehničkih problema
- postavljanje i definisanje preciznih i jasnih očekivanja u vezi sa radnim vremenom, zadacima i ciljevima koji se moraju postići tokom perioda rada od kuće
- uspostavljanje redovne komunikacije i koordinacije - rad na daljinu zahteva efikasnu koordinaciju među razlčitim timovima. To se postiže redovnim video pozivima i organizovanjem online sastanaka (preko Google Meet, Microsoft Teams, Viber i drugih alatki)
- održavanje motivacije i radne discipline - tokom rada od kuće zaposleni treba da budu fokusirani i motivisani da obavljaju svoje zadatke istim intenzitetom i radnom disciplinom kao u kancelariji.
I za kraj, ultimativni savet – angažujte profesionalce!
Od održavanja kontinuiteta poslovanja tokom selidbe može da zavisi celokupno funkcionisanje jedne firme. Vlasnici, direktori i menadžeri to dobro znaju, i zato se trude da maksimalno minimiziraju vreme tokom koga se proizvodnja ne odvija.
Osim navedenih saveta, na raspolaganju vam stoji možda i najefikasniji - angažovanje agencije za selidbe. One imaju potrebnu ekspertizu, kao i neophodne resurse – iskusne radnike i adekvatna transportna sredstva, da presele firmu bilo koje veličine, a da se njen proces rada ne prekida.
Da li ste nekad učestovali u selidbi firme? Podelite sa nama svoja iskustva i savete. Hvala!
Izvor naslovne slike: EqualStock IN, Pexels.com
Autorski tekst:
Vaše povratne informacije nam mnogo znače.
Molimo Vas
da kliknete na ikonicu koja odražava Vaš nivo satisfakcije posle pročitanog teksta.
Molimo Vas
da kliknete na ikonicu koja odražava Vaš nivo satisfakcije posle pročitanog teksta.
NEZADOVOLJAN
JAKO ZADOVOLJAN
Kako ste ocenili ovaj tekst?
Odličan tekst. Nije lako preseliti firmu. One najveće se retko i sele. Najviše se sele one manjkada nadju jeftiniji poslovni prostor. Jeste kompleksan posao, koliko je teška selidba jednog stana, mogu da zamislim koliko treba za celu firmu
Radio sam u komoaniji za selidbe i nikad za deset godina nismo selili firmu. Skoro sve forme se sami sele, neće oni drugom da plaćaju kad mogu sve sami. A neki prekid rada mora da bude, to je valjda logično, a i radnici da malo odmore.
Transparentna komunikacija sa zaposlenima i klijentima je zaista ključna, slažem se 100%
Planiram selidbu svoje firme i ovo će mi definitivno pomoći da sve bolje organizujem.
Odlični saveti, naročito deo o IT opremi – često se zaboravi koliko je to važno.
Nisam ranije razmišljao o tome koliko je proces selidbe kompleksan. Sjajan tekst!
Veoma koristan vodič za sve koji planiraju selidbu firme! Hvala na detaljnim savetima.